2022-05-31 0
Дигиталната трансформация е едно от предизвикателствата, надвиснали над малките и средни предприятия в Европа. Те имат належаща нужда от въвеждане на нови дигитални процеси, иначе рискуват да бъдат пометени в бързо цифровизиращата се бизнес среда.
Професионални фирми, особено в правния сектор, често изостават в адаптацията си към нови технологии, тъй като системата и средата, в които функционират, използват остарели процеси и ИТ инфраструктура. Една от най-големите спънки за въвеждането на модерни работни практики е почти повсеместното разчитане на хартиени документи и ръчното им картотекиране.
И все пак, през последните две години, много правни кантори се насочват все повече към внедряването на технологични решения. Според доклад на Оксфордския университет по поръчка на Адвокатския регулаторен орган в Обединеното кралство, публикуван през 2021 година, пандемията е довела до "обширни" промени в сектора: 51% от фирмите са въвели технологични нововъведения "за управление или обработка на работата", 48% са внедрили технологии за връзка и взаимодействие с клиенти, а 26% - за привличане на нови клиенти.
Японската технологична компания Brother анализира предизвикателствата, пред които са били изправени правните кантори и как цифровизирането и решенията за сигурно управление на документите, които са имплементирали, са довели до по-ефективни и продуктивни начини на работа.
Представете си типична правна кантора. Почти невъзможно е да не визуализирате купища бумаги и рафтове с дебели папки, пълни с правни документи. Лесният достъп до тези документи по всяко време е от критична важност, за да могат юристите да си вършат работата ефикасно.
Водещата правна кантора Уейтманс е пример за адаптация по време на пандемия. Нейните 1200 служители превключват на дистанционен начин на работа буквално за един ден. За да направи прехода възможно най-плавен, Уейтманс запазва минимален работен състав във физическата кантора, за да сканира и дигитализира хартиени документи.
Всеки хартиен документ е бил сканиран, преобразуван в електронен PDF файл и качен в електронната система за управление на дела на сървъра на кантората.
Дигитализацията не е просто лесно решение на внезапно възникнал проблем, пред който е била изправена фирмата, а дългосрочна възможност да предприеме истинска трансформация с осезаеми ползи.
Новите дигитални работни процеси, създадени по време на пандемията, имат дълъг жизнен цикъл и позволяват да се създадат архиви, които надеждно да предоставят информация по всяко време, от която и да е локация с минимално вложено време за намиране на нужните документи.
Задачи, които допреди дигитализацията са отнемали много време и усилия от страна на помощник-юристите в кантората, сега се изпълняват бързо, като подобряват цялостната ефективност на работа и намаляват часовете за административни или неподлежащи на таксуване дейности.
Ефективният достъп до документи е само едно от предимствата на дигитализацията. В по-голямата си част документите, с които боравят юристите, са поверителни. Затова сигурността и точността вътре в мрежата са с най-висок приоритет.
Ръчната обработка и преглед на документите увеличават риска от човешка грешка: например неправилно картотекиране и съхраняване на документи, или изпращането им до грешния получател. Този тип грешки могат да струват скъпо и има риск да навредят на репутацията на фирмата. Автоматизирането на процеса на сканиране и внедряването на Secure Document Management (Сигурно управление на документи) е съществено решение, което гарантира, че дигиталните документи са изпратени до точния получател и няма да попаднат в грешни ръце.
Решението Barcode Utility на Brother е една от първите стъпки в създаването на система за Сигурно управление на документи. Тя помага на скенерите да разпознаят съдържанието на документа, както и към кого се отнася, обикновено чрез баркод или QR код на страницата.
След като маркираният документ е сканиран, той автоматично се отделя и изпраща на правилния получател по защитена мрежа, като по този начин се предотвратяват грешки или риск от прихващане.
Използването на изкуствен интелект означава, че щом веднъж са сканирани и маркирани, документите стават част от автоматизиран работен поток, който ги изпраща в правилния архив или база данни, без да се изисква ръчно разпределение.
Дигиталната обработка и трансфер на документи са все по-търсени решения от фирми в сектори като здравния и правния, където изискването за конфиденциалност е безкомпромисно.
Сигурното управление на документите предоставя двойна полза за фирмите. От една страна позволява гъвкава сигурност под формата на точен трансфер на документи от всяко място, премахвайки възможността за човешка грешка, а от друга - гарантира, че чувствителните документи и материали попадат в точните ръце и не се озовават на грешното бюро.
Значителните промени в начина на работа могат да изглеждат като огромно начинание. Това, което показва опитът на правния сектор е, че рязката промяна вследствие на събитие-катализатор като COVID пандемията, може да доведе до дългосрочни ползи с ясни предимства.
Въпреки това всеки бизнес функционира по уникален начин. Това означава, че разработването на персонализирано решение, което безпроблемно се интегрира със съществуващата инфраструктура, е от съществено значение. Фирмите могат успешно да въведат решение за управление на документи, като работят с партньори, които комбинират технологичната си експертиза със задълбочено вникване в нуждите им.
Ефективното и сигурно решение за сканиране и управление на документи не само гарантира по-голяма продуктивност на предприятията, но би могло да доведе и до гъвкавост, която позволява на фирмите да се адаптират бързо към нови начини на работа, изграждайки дългосрочна устойчивост.
54%
46%
2508 гласували
• GDPR продукти
• Правен софтуер
• Онлайн книжарница
• Училищна СТЕМ среда
• Bulgarian Laws in English
